O custo do escritório está na conferência, não no lançamento
Todo mês a mesma sequência: o cliente manda notas, extratos e comprovantes por e-mail e WhatsApp, em qualquer ordem. Alguém da equipe abre arquivo por arquivo, confere o que chegou contra o que deveria chegar, descobre o que falta, cobra o cliente, espera, confere de novo e só então lança ou importa no sistema.
Com cinquenta clientes isso ainda cabe no time. Com duzentos, vira fila, hora extra no fechamento e erro que aparece na obrigação acessória. O escritório cresce em clientes, mas a margem não acompanha, porque cada cliente novo traz a mesma conferência manual.
Um agente de IA não substitui o contador. Ele faz a parte que não exige julgamento contábil: receber, organizar, conferir campos combinados, separar o que está incompleto e avisar quem precisa agir.
Três rotinas por onde costumamos começar
01 · Recebimento
Documentos que chegam por e-mail e WhatsApp
Hoje: alguém abre cada anexo, identifica de qual cliente e de qual competência é, salva na pasta certa e confere se está legível e completo.
Com um agente: o agente identifica cliente, tipo de documento e competência, organiza na estrutura do escritório, confere os campos combinados e separa o que precisa de uma pessoa.
02 · Fechamento
Pendências cobradas do cliente
Hoje: a equipe mantém uma planilha do que falta por cliente e cobra à mão, várias vezes, até o fechamento.
Com um agente: o agente compara o que chegou com o que era esperado, monta a lista de pendências por cliente e envia a cobrança no canal combinado, com registro de quem respondeu e quando.
03 · Atendimento
Dúvidas repetidas dos clientes
Hoje: prazo de guia, segunda via, certidão, como emitir nota: as mesmas perguntas chegam todo dia e tiram o contador do trabalho técnico.
Com um agente: o agente responde o que está nos processos do escritório e encaminha ao responsável só o que exige análise, com o histórico da conversa.
Com o sistema contábil que o escritório já usa
Não propomos trocar de sistema. O agente trabalha ao redor do que já existe:
- sistemas contábeis e fiscais como Domínio, Alterdata, Omie, Contmatic e similares, pela forma de importação ou conexão que cada um oferece;
- caixa de e-mail e WhatsApp do escritório, como canais de entrada e de cobrança;
- planilhas de controle do fechamento, que podem continuar existindo enquanto a equipe quiser;
- portais e certificados digitais permanecem com a equipe; o agente prepara, a pessoa executa o que exige assinatura.
A forma de conexão depende do sistema, da versão contratada e dos acessos disponíveis. Priorizamos as conexões oficiais oferecidas pelo próprio fornecedor; importação por arquivo, caixas de e-mail e avisos automáticos entram quando são o caminho mais seguro. Nada disso exige trocar o sistema que o escritório já usa.
Como começamos: um diagnóstico gratuito e um piloto pequeno
01 · Gratuito
Diagnóstico de 30 minutos
Por vídeo ou WhatsApp. Você conta a rotina, os sistemas e onde o tempo vai embora. Nesta etapa, não envie documentos. Saímos da conversa sabendo se faz sentido seguir e por onde.
02 · Contratado
Mapeamento da rotina
Registramos como o trabalho acontece hoje, quais regras valem, quem decide em caso de dúvida e quais números serão comparados. Escopo e preço aprovados antes.
03 · Contratado
Piloto de 3 a 4 semanas
Um fluxo só, com exemplos que a equipe conhece e consegue conferir. Durante o piloto ninguém depende do resultado sem revisão.
04 · Decisão
Comparar e decidir
A equipe compara o piloto com o trabalho atual usando os critérios combinados. Ampliar, ajustar ou encerrar são resultados possíveis. Se ampliar, a operação segue com acompanhamento mensal.
Perguntas frequentes de quem está em um escritório contábil
O agente vai lançar na contabilidade sozinho?
Não. O agente prepara e confere; o lançamento ou a importação acontece com a aprovação de alguém do escritório, no formato que o sistema aceita. Decisões contábeis continuam com o contador.
Precisamos trocar o Domínio, o Alterdata ou o Omie?
Não. Partimos do sistema que já está em uso. A forma de conexão depende do sistema e da versão, e é definida no mapeamento.
E a confidencialidade dos documentos dos clientes?
No diagnóstico nada é enviado. No piloto, combinamos antes quais documentos, com qual finalidade, quem acessa e quando são apagados. Como protegemos projetos está em Segurança.
Quanto custa?
O diagnóstico de 30 minutos é gratuito. Mapeamento e piloto têm preço fixo, aprovado antes de começar. A operação mensal só entra se o piloto for aprovado pela equipe.
Em quanto tempo vejo resultado?
O piloto dura de 3 a 4 semanas e termina com uma comparação com os números de antes: tempo de conferência, pendências cobradas, casos que precisaram de uma pessoa. A partir daí a decisão é sua.
Primeiro passo
Conte como é o seu fechamento hoje.
Quantos clientes, por onde chegam os documentos, qual sistema contábil. Em 30 minutos dizemos se faz sentido e por qual rotina começar.